Cu toții știm că inventarierea patrimoniului reprezintă un proces esențial ce trebuie realizat în orice companie pentru a avea o evidență clară asupra tuturor mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar pe care le deținem.
Toate activele care trebuie inventariate se împart în două categorii:
– Obiecte de inventar;
– Mijloace fixe.
Obiectele de inventar reprezintă bunuri a căror durată de funcționalitate este mai mică de un an. Pentru aceste bunuri nu este nevoie să calculăm amortizarea deoarece sunt recunoscute ca o cheltuială totală în momentul în care sunt achiziționate.
Mijloacele fixe reprezintă bunuri care generează anumite beneficii iar durata de utilizare a acestora depășește un an. Acestea se utilizează doar în scopul obținerii de venituri, care nu pot fi consumate sau vândute într-o scurtă perioadă de timp.
Procesul de inventarierea patrimoniului se realizează în următoarele etape:
1. Pregătirea inventarierii – constă în luarea unor măsuri organizatorice și contabile. Măsurile organizatorice vor consta în numirea comitetului de inventariere, stabilirea unor măsuri de inventariere și bineînțeles precizarea sferei de cuprindere a inventarierii;
2. Inventarierea propriu-zisă – prin constatarea, descrierea și evaluarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar;
3. Stabilirea și regularizarea rezultatelor inventarierii – constă în compararea rezultatelor (plusurile și minusurile), diferența reprezentând ,,plus de inventar” sau ,,minus de inventar”.
Constatarea, din etapa inventarierii propriu-zise, reprezintă stabilirea exactă a stării reale a obiectelor de inventar și a mijloacelor fixe. Toate aceste obiecte vor fi numărate, cântărite și nu în ultimul rând, măsurate. Datele se vor consemna pe listele de inventariere aferente. Listele de inventariere vor fi semnate, filă cu filă în parte de fiecare membru al comisiei de inventariere și de către gestionar.
Această etapă a inventarierii consumă foarte mult timp, consemnarea pe listele de inventariere a tuturor informațiilor despre obiectele de inventar și mijloacele fixe fiind realizate manual. Acest fapt duce la extinderea perioadei de inventariere pe mai multe zile calendaristice.
Realizează procesul de inventariere cu ajutorul unui software destinat exclusiv inventarierii:
Din fericire, inventarierea patrimoniului se poate realiza acum, cu un software destinat inventarierii mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar. Un astfel de soft conține 3 elemente conectate între ele: aplicația Back Office care se va instala pe PC-ul companiei, aplicația mobilă cu ajutorul căreia se vor inventaria toate obiectele de inventar și interfața cu ERP-ul companiei prin intermediul căreia se vor prelua și sincroniza datele.
Aplicația Back Office va prelua toate datele din ERP-ul companiei, permițând generarea de coduri de bare sau coduri QR pentru fiecare mijloc fix și obiect de inventar în parte. Aplicația va genera apoi listele de inventar pe fiecare gestiune în parte. Apoi, cu ajutorul aplicației mobile instalate pe un dispozitiv cu sistem de operare Android, comitetul de inventariere va putea realiza acest proces, prin scanarea fiecărui obiect de inventar sau mijloc fix în parte. În momentul scanării va exista posibilitatea propunerii pentru casare, vânzare sau sponsorizare pentru fiecare articol (după caz) .
Cu ajutorul unui astfel de software, inventarierea mijloacelor fixe va deveni mult mai plăcută datorită eficienței și acurateții de care dă dovadă.
Echipa Optimall by AROBS a dezvoltat un astfel de soft, Optimall SMIS se numește acesta, acronimul venind de la Smart Mobile Inventory System, soft ce îți va facilita procesele de inventariere, va reduce timpul de efectuare a acestora și va transforma acest proces într-unul ușor, rapid și plăcut de realizat pentru compania sau instituția ta.